[실전 프레젠테이션 실무]
제14강 다양한 자료 수집과 관리법
불확실한 미래에 만들어질 프레젠테이션 작업을 위하여 평소 다양한 자료들을 수집하는 것은 사실상 힘들다. 그럼 어떻게 미리 준비를 하면 좋을까?
다양한 자료 수집의 허와 실
미래에 필요한 추상적인 자료 수집은 그 활용도가 미비할 것이다. 하지만 필자를 비롯한 평범한 사람들은 신문 자료나 인터넷 기사 자료들을 수집한다. 그 이유는 막상 자료가 필요할 때에 수집하려면 쉽지가 않기 때문이다.
평소에는 관련 자료의 위치 파악이나 독서가 필수이다. 프레젠테이션의 제작기간이 긴 경우 다양한 자료들을 수집하여 작업에 반영시킬 수 있다.
자료 수집에 있어서 다음과 같은 방법을 꼭 기억하고 참고하기 바란다.
자료를 수집한 날짜와 장소, 출처를 표기해 둔다. 예를 들어 신문 스크랩인 경우 상단에 신문사 이름과 수집 날짜를 표기해 둔다. 인터넷 자료인 경우 출력을 해서 보관해 두면 좋다.
수집한 자료를 분류하는 경우 문제 해결에 직접적으로 필요한 자료와 문제 해결에 있어서 간접적인 자료(참고가 되는 자료)로 구분하여 둔다.
이렇게 준비한 자료들 가운데 실질적으로 프레젠테이션 작업 시 사용될 자료는 미약할 수도 있다. 하지만 평소 다양한 자료의 수집은 필요한 습관이자 작업이다. 그것은 꼭 자료 수집의 목적도 있지만 해당 분야의 변동사항들과 새로운 정보를 확인하는 좋은 방법이다.
수집한 자료의 관리법
수집한 자료들 중 종이로 된 자료는 비닐 파일이나 파일철로 묶어서 보관하는 것이 가장 좋다. 사용한 자료들의 경우에는 묶음 파일로 보관하고 표지 부분에 자료의 이름도 적어두면 차후에 다시 찾기가 편리하다.
디지털 자료(File)의 경우 USB와 같은 외장 저장장치에 보관을 하고 폴더(Folder)명으로 자료의 구분을 해주면 좋다. 수집한 자료를 외장 저장장치에 옮길 때는 데이터의 내용을 기억하지만 몇 달이 지나면 기억을 못할 것이다. 꼭 폴더를 만들어 데이터를 대표하는 명칭으로 입력해두자. 중요한 자료의 경우에는 또 다른 외장 저장장치에 한 번 더 백업을 해두면 좋다. 이러한 작업들이 귀찮고 번거롭지만 귀중한 자료를 잃지 않는 가장 간단한 방법이다.
자료제공 : 투데이북스
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