회계는 수익에서 비용을 차감하여 이익을 계산하듯이 세금은 수입금액에서 필요경비를 차감하여 소득금액을 계산한다. 수익과 비용은 수입금액과 필요경비와 조세정책적 목적으로 차이가 있지만 거의 비슷한 의미이다.
수입금액은 출판사의 매출액으로 집계가 용이하지만 비용에 해당하는 필요경비는 장부(간편장부 또는 복식부기)를 비치·기장한 출판사는 장부에 따라 집계하여 계산하고 장부를 비치·지장하지 않은 출판사는 추계(단순경비율 또는 기준경비율)로 계산한다.
장부를 비치·기장하지 않은 출판사도 본인의 매출액은 보통 기록하기 마련이기에 계산서·현금영수증의 발급,현금 수입 등의 내역을 집계하여 수입금액을 계산해야 한다.
추계방식은 출판사가 사업을 위해 실제 사용한 비용이 얼마인지 묻지도 따지지도 않고 단순(또는 기준)경비율로 계산된 금액만큼 필요경비로 인정해 주는 간편한 제도이다.
창업 초기이거나 수입금액이 적은 경우 추계방식으로 신고하는 것이 유리할 수 있으나 실제 사용한 비용이 더 많은 경우 또는 건강보험료의 피부양자 자격 등을 고려할 때 장부를 비치·기장하여 신고하는 것이 더 유리할 수 있으니 각각 비교해 볼 필요가 있다.
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