한국인터넷진흥원은 전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정의 개정으로 기업의 진입장벽이 완화됨에 따라 금융권에서 최초로 분산형 전자화문서관리규정 등록 사례가 나왔다고 밝혔다.
* (기존) 스캐너 → (개정) 휴대폰, 복합기와 같은 광학입력장치 통해서 전자화작업이 가능한 점 등 조건 완화로 진입할 수 있는 등록 사업자의 범위 확대
* 분산형 : 종이문서가 발생된 현장에서 전자화시스템을 활용하여 지체없이 전자화작업을 수행하는 형태
전자화문서관리규정 등록제는 종이문서 대신 전자화문서를 보관하여도 종이문서와 동일한 법적 효력을 얻을 수 있도록 각 기업의 전자화절차를 전담기관인 KISA의 심사를 받아 등록하는 제도이다. 전자화문서관리규정 작성은 기업별 업무환경 등을 반영하되, 전자화고시 요건들을 준수해야한다.
KISA는 전자화문서의 신뢰성과 종이문서와의 동일성을 확보하기 위해, 등록 신청한 기업이 전자화 시설 및 체계 등을 구비하고 있는지 확인·점검하여 등록증을 발급하고 있다.
이에, KISA는 분산형으로 등록을 신청한 ㈜애큐온저축은행을 심사해 등록증을 발급했다. 이는, 금융권 최초로 분산형 전자화문서관리규정을 등록한 사례이다. 해당 기업은 별도의 전자화작업장 없이 은행창구에서 생성되는 계약서 등 종이문서들을 현장에서 즉시 전자화할 예정이다. 그 외 전자화문서관리규정 등록 안내서 등 자세한 내용은 한국인터넷진흥원 전자문서통합지원센터 누리집https://npost.kr에서 확인할 수 있다.
KISA 이상헌 디지털진흥단장은 “디지털 전환시대에 종이와 전자화문서가 이중보관되는 관행을 개선하기 위해, 관련 기업들의 관심이 필요하다. 많은 기업들이 등록된 전자화작업장을 통해 문서 보관효력이 있는 전자화문서 이용이 활발해지기를 바란다”고 말했다.
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