기업경영자문 칼럼리스트로서, 모든 중소기업에서 반드시 필요한 즉시회계 시스템이 세계 최초로 개발된 것을 알려드리고자 한다.
기존의 모든 회계시스템은 어렵다. 복식 회계를 기반으로 하기 때문이다. 그래서 회사는 회계프로그램을 사용할 수 있는 경력자를 선호한다. 전문가를 곁에 두어도, CEO는 회계 담당자에게 의존할 수밖에 없고, 고비용을 지출함에도 속 시원히 회계 보고서를 누리고 있지 못하고 있다.
대부분의 중소기업은 세무사에게 기장을 맡기고 있다. 복식 회계로 장부를 작성해야 하는 의무 때문이다. 회계는 어렵고, 세무 조정도 필요하므로 회계와 세무 전문가인 세무사(회계사)에게 장부 작성을 맡긴다. 외부에 있는 전문가 에게 복식 기장을 맡겨 놓고도 당장에 필요한 정보를 알아야 해서, 내부에서 복식 회계시스템을 사용하는데, 이는 명백하게 동일 회계를 두 번 하고 있는 것이다.
회사 내부에서 복식 회계프로그램을 사용하는 이유는 첫 번째가 회계는 복식으로 해야 한다는 고정 관념 때문이다. 두 번째는 시중에서 구할 수 있는 회계프로그램이 복식 회계프로그램이기 때문이다.
세무사에게 기장을 맡기고 있다면 회사가 내부에서 관리 목적의 회계를 굳이 복식으로 할 필요가 없다. 즉, 가계부 같이 단식으로 쉽게 기록하고, 활용할 수 있으면 된다. 이런 회계를 “즉시 회계”라 정의하면, 세무사에게 맡겨하는 회계는 “확정 회계”라고 할 수 있다.
정리하면 “회사는 즉시 회계”, “세무사는 확정 회계(재무회계)”로 구분할 수 있고, 각자의 형편에 맞는 시스템을 이용하면 된다. 이제 고정 관념을 깨 보자. 즉시 회계는 가계부를 적는 방식과 유사하다. 인공지능 즉시 회계 시스템은 CEO들이 바로바로 알고 싶어 하는 정보를 만들어 내고, 리포트로 제공한다. 입금 출금의 내역과 합계 - 일계표, 미수, 미지급의 내역과 합계, 경비 사용 내역과 합계 등이 아주 쉽게 만들어진다. 대표들이 알고 싶어하는 캐시 플로우가 원 클릭으로 나타난다.
즉시 회계가 쉽고 좋은 이유는 은행 내역과 카드 내역을 그대로 장부화한다는 것이다. 은행의 입출금 내역과 카드 사용 내역에 용도를 정의함으로써 회계 처리가 완료된다.
즉 거래 내역을 기반으로 하기때문에, CEO들도 알아보기 쉽고, 은행, 카드 내역을 작업자가 만들어 넣거나 삭제할 수 없어 횡령에 대한 대비책이 된다. 사장이 시스템을 통해 언제든 용도가 표시된 통장 내역을 볼 수 있다는 것만으로도 횡령 사건이 예방되는 효과가 있다.
중소기업에서 즉시 회계 시스템을 사용하면 전 직원에게서 발생하는 지출에 대해 본인들이 쉽게 지출결의를 할 수 있다. 이로써 경리에게 집중되던 업무들이 분산되고, 각자의 지출에 대해 지출자가 대표에게 보고하고 책임지는 체계가 세워지게 된다.
즉시 회계 시스템에 전자결재가 함께 작동하도록 만들어져 있다. 내부 프로세스가 단순해지고 신속해진다. 세무사에게 맡긴 재무회계는 일종의 확정 회계다. 최종확정해서 국세청 신고에 필요한 재무제표를 생성하기 때문이다. 세무사는 즉시 회계의 결과물을 활용하면 보다 정확한 확정 회계를 빠르고 쉽게 만들 수 있다. 기업으로부터 자료를 받는 것. 그 자료의 용도를 아는 것이 한 번에 해결되기 때문이다.
놀라운, 혁신적인 변화가 시작된 것이다. 세무사에게 확정(재무) 회계를 돈 주고 시켜 놓고도 회사 내부에서 또 한 번의 복식 회계를 해야 했던 상황을 완벽하게 해결한 것이다. 회사 내부에서 즉시적으로 다양한 장부와 리포트를 활용할 수 있으며, 세무사로부터는 재무회계적 관점의 월 결산서를 받을 수 있다.
세무사가 출장 오지 않아도, 회사의 정확한 자금 내역을 실시간으로 공유할 수 있기 때문에, 멀리 있는 세무사를 마치 같은 사무실에 있는 내 회사의 회계 전문가로 활용할 수 있는 길이 열린 것이며, 회사에서 고비용의 직원을 둘 필요가 없다.
이러한 즉시 회계와 확정 회계 개념으로 개발되어 회사와 세무사간에 실시간 협업이 가능하도록 만들어진 세계 최초의 시스템이 캐시맵 이다. 세무사와 함께 하는 방식을 “캐시맵 클라우드 워크플레이스”라고 한다. 기업은 캐시맵 (www.cashmap.kr)을 사용하고, 세무사는 택스맵(www.taxmap.kr)을 사용하 여 실시간 협업을 진행하는 것이다.
경영컨설턴트는 멘토맵(www.mentormap.kr)을 통해 실시간으로 경영 현황을 파악할 수 있다. 캐시맵은 총 230개가 넘는 모든 회사 공통 업무를 아주 쉽고 편하게 관리할 수 있도록 되어 있다. 캐시맵은 비대면 바우처, 클라우드 바우처 솔루션으로 공급되고 있으며, 많은기업들로부터 호평을 받고 있다. 시스템 도입, 적용, 안정화의 과정과 이후 매니징(경리) 업무를 원격으로 처리해 주는 “인사이트”라는 서비스도 있다.
캐시맵을 활용하면 혁신적인 디지털 경영이 가능하다. 고정 관념을 바꾸시고, 4차 산업 혁명 시대에 뒤처지지 않는, 성장하는 기업으로 일구어내 길 기원한다.
칼럼 집필자는 가업 승계 전문가로 구성된 한경닷컴, 기업경영지원직할본부, 중소기업 성장지원센터를 운영하며 법인과 개인 사업자에게 가업 승계와 관련된 어려운 문제를 합법적으로 해결해 드리고 있습니다.
[칼럼제공] 한경닷컴전국직할본부, 본부장을 겸하고 있는 ㈜MHEMC 대표이사 김재훈
문의 : 010-6614-4182
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